Schwachstellen bei grossen IKT-Vorhaben an der Wurzel packen

Prüfungen der Eidg. Finanzkontrolle weisen regelmässig auf Schwachstellen in grossen IKT-Vorhaben der Bundesverwaltung hin. Ein wesentlicher Teil dieser Feststellungen deutet darauf hin, dass grundlegende Voraussetzungen bereits in der Projektinitialisierung unzureichend geklärt oder vorbereitet wurden. 

Insbesondere folgende Punkte legen Ursachen in einer ungenügenden Initialisierungsphase nahe:

• Unklare oder wenig konkretisierte Ziele
  Zielbilder und Projektziele sind häufig zu allgemein formuliert und nicht messbar. Damit fehlt bereits zu Projektbeginn eine belastbare Grundlage für Steuerung und Erfolgskontrolle.

• Unzureichend definierter Nutzen
  Nutzenversprechen bleiben häufig vage und sind nicht mit konkreten Kennzahlen oder Methoden zur Wirkungsmessung hinterlegt. Dadurch wird die Steuerbarkeit des Vorhabens von Beginn an eingeschränkt.

• Fehlende oder unklare Architektur
  Wichtige Architekturartefakte (z. B. Soll- oder Transitionsarchitektur) fehlen teilweise. Der Weg von der Ist- zur Zielarchitektur bleibt dadurch unklar und spätere Integrationsprobleme werden begünstigt.

• Unzureichendes Stakeholdermanagement
  Eine Analyse von Einfluss, Interessen und Risiken der relevanten Stakeholder fehlt häufig; ebenso deren klare Priorisierung und Einbindung. Anforderungen und Abhängigkeiten werden dadurch oft erst spät erkannt.

• Unzureichende Einbettung in ein übergeordnetes Portfolio
  Abhängigkeiten zu anderen Vorhaben sowie Prioritäten und Ressourcen werden nicht ausreichend abgestimmt. Dies kann zu Verzögerungen und ineffizientem Ressourceneinsatz führen.

• Rahmenbedingungen werden zu spät geklärt
  Strategische, organisatorische oder rechtliche Voraussetzungen werden teilweise erst während der Umsetzung adressiert, was Verzögerungen und Zusatzaufwände verursacht.

Besorgniserregend ist, dass diese Problemfelder seit Jahren wiederholt festgestellt werden. Es stellt sich daher die Frage, ob der Verwaltung geeignete Instrumente fehlen oder ob die bestehenden Instrumente nicht konsequent und wirksam eingesetzt werden.

Vor diesem Hintergrund wird der Bundesrat um die Beantwortung folgender Fragen gebeten:

1. Die Bundesverwaltung verfügt bei der Bundeskanzlei über einen zentralen Pool an Projektleitern für Schlüsselprojekte. Wie beurteilt der Bundesrat, dass es trotz dieses Expertenpools weiterhin zu den aufgezeigten Versäumnissen in der Initialisierungsphase kommt?

2. Die Weisungen zu den Vorhaben und zum Portfolio der Bundesverwaltung im Bereich Digitalisierung und IKT sehen vor, dass die Bundeskanzlei bei Grossprojekten mit Gesamtkosten von mehr als 5 Millionen Franken (bzw. 10 Millionen Franken im Rüstungsbereich) in der Initialisierungsphase vor Projektfreigabe ein Projekt-Assessment durchführt und Empfehlungen zuhanden der freigebenden Instanz abgibt.

• Bei welchen Projekten hat die Bundeskanzlei in den letzten zwei Jahren diese Assessments durchgeführt?
• Zu welchen Ergebnissen bzw. Empfehlungen kamen diese Assessments?
• Wie gingen die freigebenden Stellen jeweils mit diesen Empfehlungen um?

3. Wie beurteilt der Bundesrat die Einführung einer obligatorischen Begleitung oder Beratung der Projektteams während der Initialisierungsphase durch unabhängige Experten? Wurden entsprechende Modelle geprüft oder pilotiert?