GPK Tätigkeitsberichte 2013 - 2024

Präsident: Vielen Dank. Weitere Voten aus dem Saal? – Theoretisch könnte sich der Gemeinderat dazu äussern. Er verzichtet. Wir nehmen den Bericht der GPK zur Kenntnis. Vielen Dank der GPK für diesen Bericht.

Szabolcs Mihàlyi (SP) für die Fraktion: Die Arbeit der GPK hat sich in den letzten Jahren sehr verändert, das haben wir gerade gehört, und dies ist im Bericht klar erkennbar. Eine grössere Transparenz im Rahmen der strengen Geheimhaltung ist eines der Ziele, darum dieser ausführliche Bericht. Der ausführliche Bericht ist ein wichtiges Mittel dieser Transparenz. Die Arbeit der Aufsichtskommission inklusive der GPK ist zu Recht vertraulich. Aber ich glaube, wir können als SP sehr begrüssen, dass nach dem Abschluss der getanen Arbeit innerhalb der GPK eine derartige Transparenz geschaffen wird. Es ist durchaus richtig, dass die Arbeit der GPK geheim ist. Sonst könnte man die notwendigen Untersuchungen nicht unabhängig durchführen, auch die Beaufsichtigung nicht. Aber es ist das gute Recht der Öffentlichkeit, der Stadtratsmitglieder, der Medien, zu wissen, was sich dort eigentlich genau ergeben hat. Enttäuschend ist auch dieses Jahr, dass diverse Vorschläge der GPK durch den Gemeinderat nur zögerlich oder gar nicht übernommen wurden. Die GPK ist wohlgemerkt nicht da, um dem Gemeinderat oder der Verwaltung das Regieren abzunehmen. Aber wo Fehler und Mängel offensichtlich sind, wie es beispielsweise bei Citysoftnet und allem Drumherum offensichtlich wurde, ist es unabdingbar, die Arbeit der GPK ernst zu nehmen. Wir prüfen schliesslich hier im Namen des Stadtrats als GPK und somit der Bevölkerung die Rechenschaft der Regierung und der Verwaltung. Auch hat die GPK wiederholt auf strukturelle oder chronische Mängel in der Verwaltung hingewiesen, die durch einen Wechsel in der Direktionsleitung bzw. der direkten politischen Verantwortung allein nicht automatisch behoben sind. Auch in der neuen Legislatur sind noch Probleme offensichtlich. Wir hoffen, dass der Gemeinderat dies entsprechend aufnimmt. Nämlich beim Projektmanagement, sei es bei Citysoftnet oder dem Farbsack-Trennsystem, zeigt sich viel Verbesserungspotenzial. Da jetzt letztes Jahr die Legislatur endete, war auch die Beurteilung der Legislaturziele in der GPK ein Thema. Hier ist es natürlich schade, dass nicht alle Ziele von Anfang an klar messbar formuliert wurden. Das steht auch so im Bericht, aber vielleicht ist das auch einer der Gründe, warum der neue Gemeinderat nun Legislaturschwerpunkte statt Ziele formuliert hat, wie wir das diese Woche gesehen haben. Vielen Dank.

Präsident: Vielen Dank. Ein schöner Aufruf: Lest den Bericht. Gibt es Diskussionsbedarf? Das ist der Fall ist. ich erlaube mir einfach noch kurz die Bemerkung, weil darum gebeten wurde, den Bericht positiv zur Kenntnis zu nehmen: Wir nehmen ihn ohne Wertung zur Kenntnis. Szabolcs Mihàlyi hält das ein Fraktionsvotum für die Fraktion SP-JUSO. Bitte allfällige weitere Fraktionsvoten anmelden.

Matteo Micieli (PdA) für die Kommission: Ich stelle euch jetzt den Tätigkeitsbericht 2024 der GPK vor. Zuerst zur Einordnung: Nach Art. 20 des Geschäftsreglements kontrollieren wir Zweckmässigkeit, Recht und Gesetzesmässigkeit und – immer wichtiger – die Wirksamkeit des Verwaltungshandelns. Als parlamentarische Oberaufsicht über die Geschäftsführung des Gemeinderates und der Verwaltung sind wir auch für die ausgelagerten Betriebe, also EWB, Bernmobil und die Personalvorsorgekasse zuständig. Und in Vertretung des Stadtrats fungieren wir zugleich als direkte Vorgesetzte der Ombudsperson und der Datenschutzaufsicht. Ich möchte euch an dieser Stelle nur ein paar Schwerpunkte ein bisschen ausführlicher vorstellen und habe einfach so ein paar Fan Favorites herausgepickt und skizziere, was uns bewegt hat, was wir herausgefunden haben, und empfehle ich euch den Bericht zur Lektüre. Es ist ziemlich interessant, was wir gemacht haben, insbesondere auch dieses Jahr, in dem der Bericht ziemlich ausführlich ausgefallen ist. Wie ihr wisst, befinden wir uns seit 2 Jahren in einer Neuorganisation unserer Aufsicht. Und ein Ergebnis dieser Neuorganisation ist eben dieser ausführlichere Bericht, damit auch die Öffentlichkeit besser sieht, was wir tun. Eine direkte weitere Folge ist auch das sogenannte Referent*innensystem, bei dem jedes Mitglied der Kommission eine Direktion im Auge behält. Dieses wurde zwar bereits im Jahr 2023 eingeführt, aber ich erwähne es trotzdem noch einmal, weil es sich eigentlich erst dieses Jahr vollumfänglich bewährt und etabliert hat. Denn dieses System hat konkret dazu geführt, dass die GPK vom Gemeinderat zu verschiedenen Vorkommnissen aktiv Auskünfte einverlangt hat, meistens durch sogenannte Fragenkataloge, aber auch im direkten Gespräch. Dieses Vorgehen hat unsere Kontrolle nicht nur systematischer gemacht, sondern auch die Präsenz als Aufsichtsorgan gestärkt. Parallel dazu haben wir durch ein Gutachten von Christian Rüefli unsere Instrumente auf Wirksamkeit geprüft. Gemeint ist nicht etwa Wirtschaftlichkeit, das ist wichtig zu betonen, sondern die Frage: Erreichen Massnahmen ihre Ziele? Es geht also darum zu fragen, ob das, was man will, durch das, was man macht, erreicht wird, und ob das effizient ist oder ob etwas anderes geeigneter wäre. Das zu prüfen ist irgendwie zentral und dabei wollen wir auch helfen. Deshalb steht uns auch ab Budget 2025 erstmals ein eigener Top für externe Fachgutachten zur Verfügung.

Wie eben erwähnt, haben wir dank dem Referent*innensystem gezielt Fragen zu konkreten Entwicklungen stellen können. Dieses Jahr haben wir einiges geleistet. Ich werde hier nur 2-3 Themen skizzenhaft abbilden. Ein Thema war natürlich das Farbsack-Trennsystem, dessen Probleme ich an dieser Stelle, glaube ich, nicht weiter erläutern muss. Wir wollten da unter anderem wissen, wie es zu dieser Fehleinschätzung kam und was daraus gelernt wurde. Die Verwaltung räumte zwar Fehler ein und erste Analysen seien erstellt worden, das Projekt beruhte aber auf mangelhaften Grundlagen. Warnzeichen wurden ignoriert, Bedenken zur Seite geschoben. Und zudem gab es keine Dokumente zu internen Fehleranalysen, die für zukünftige Projekte irgendwelche Schlüsse zulassen würden. Die vom Gemeinderat bei jeder Gelegenheit betonte wichtige Fehlerkultur scheint also in diesem Fall nicht gegriffen zu haben. Und das ist für uns ein klares Beispiel für ungenügendes Projektmanagement, wozu wir dann auch Verbesserungen gefordert haben. Ein positives Beispiel wäre der Umgang mit "Mobility as a Service", zu dem wir auch Informationen eingeholt haben. Die Stadt Bern begleitete das Projekt von Anfang an kritisch und entschied sich so frühzeitig, sich aus dem risikoreichen Verbundprojekt zurückzuziehen. Das war mutig und auch der richtige Schritt, wie sich herausstellte. Auch die Themen betriebliches Gesundheitsmanagement und Personalführung rückten 2024 erneut in den Fokus der GPK, insbesondere auch im Rahmen unserer Delegationsbesuche. Bereits im Vorjahr hatten wir dazu Fragen gestellt und empfohlen, Personalfragen direktionsübergreifend besser zu koordinieren, wenn nicht gar zu zentralisieren, und das Gesundheitsmanagement stattweit zu synchronisieren. 2024 haben wir dann nochmals bei allen Direktionen, sowie bei der zuständigen Direktion FPI, nachgehakt. Dabei ging es um konkrete Massnahmen für ältere Mitarbeitende, um Statistiken zu krankheitsbedingten Abwesenheiten, IV-Anmeldungen, Umplatzierungen und so weiter. Die Antworten darauf lieferten uns dann ein klareres Bild und wir werden weiterhin beobachten, ob darauf nachhaltige Massnahmen folgen. Weiter haben wir etwa Fragen zum Demoverbot im Winter 2023/2024 oder zur Vergabe des Parkcafés Elfenau gestellt.

Ihr seht, wir sind ziemlich breit aufgestellt in unseren Interessen. Und auch die Delegationsbesuche 2024 waren natürlich wichtig. Im Zentrum standen dieses Jahr drei Fragestellungen. Erstens das betriebliche Gesundheitsmanagement, zweitens das Qualitätsmanagement, also die Frage, wie Prozesse in der Verwaltung dokumentiert, gesteuert und verbessert werden, und drittens auch die schon erwähnten Wirksamkeitsprüfungen. Diese Themen wurden dann in Gesprächen mit dem Gemeinderat und der Verwaltung vertieft. Die Rückmeldungen aus den Direktionen haben wir dann systematisch ausgewertet. Daraus ist ein Fazit mit Empfehlungen entstanden, das wir Anfang 2025 dem Gemeinderat übergeben haben. Wir erwarten hier, dass diese Empfehlungen ernst genommen werden, und werden hinschauen, wie und ob die umgesetzt werden.

Die Einführung der Software Citysoftnet war auch ein wiederkehrendes Thema. Auch dazu muss ich wahrscheinlich nicht sagen, warum. Die Verwaltung hatte einen Bericht der Revisionsgesellschaft PWC dazu in Auftrag gegeben. Um dessen Aussagen fachlich einordnen zu können, hat die GPK wiederum eine eigene Evaluation durch einen externen Experten veranlasst. Mit Rechtsanwalt Fischer konnte ein ausgewiesener Experte gewonnen werden, der auch auf Bundesebene arbeitet, uns seine Einschätzungen zu diesem Bericht in einer Evaluation mitzuteilen. Fischer kam in seiner Evaluation zum Schluss, dass der PWC-Bericht grundsätzlich korrekt und nachvollziehbar sei. Er erläuterte uns in einer Sitzung die Grundlagen erfolgreicher IT-Projekte. Dazu gehören klare Zieldefinitionen, eine realistische Projektsteuerung, klare Rollenverteilung, Change Management und ausreichende Ressourcen. Anhand dieser Kriterien bewertete er dann Citysoftnet und kam zu einem doch eher das kritische Gesamturteil. Die Hauptkritik war, dass das Projekt nicht als ganzheitlicher Transformationsprozess, sondern lediglich als technisches IT-Projekt verstanden wurde. Fach- und IT-Seite arbeiteten in getrennten Projekten. Mitarbeitende wurden nicht rechtzeitig eingebunden oder auf neue Abläufe vorbereitet, und es fehlte an verbindlichen Prozessbeschreibungen, Schulungen sowie klarer Kommunikation. Auch die Rolle der Dienstleister wurde massiv unterschätzt. Im Frühling 2025 haben wir dann eigene Empfehlungen für künftige Digitalprojekte vorgelegt. Wir werden im Folgejahr weiter darüber berichten. Vorausblickend kann ich schon einmal betonen, dass unsere Arbeit und auch die Zusammenarbeit mit Fischer für alle ziemlich lehrreich war, auch für den Gemeinderat und für die Verwaltung. Das so als Überblick.

Natürlich haben wir uns beispielsweise auch unserem Lieblingsthema, der GRSR-Teilrevision gewidmet. Aber eben: Lest doch einfach den Bericht. Dort steht eigentlich alles ziemlich ausführlich drin, was wir gemacht haben, und was ich jetzt nicht erwähnt habe. Zum Schluss: Die Geschäftsprüfungskommission hat im Jahr 2024 intensiv, systematisch und selbstkritisch gearbeitet. Wir haben unsere Aufsicht neu strukturiert oder diese Neustrukturierung weiter vorangetrieben, kritisch nachgehakt, auf Missstände hingewiesen und Impulse zur Verbesserung gegeben. An dieser Stelle bedanke ich mich herzlich bei der Geschäftsleitung und der Redakteurin für ihre tolle Arbeit, und der Verwaltung und dem Gemeinderat für die Offenheit und die konstruktive Zusammenarbeit. Im Namen der GPK beantrage ich euch, den Tätigkeitsbericht positiv zur Kenntnis zu nehmen. Merci.

Präsident: Wir kommen zum Traktandum Nummer 5. Das ist der Bericht an den Stadtrat, der Tätigkeitsbericht 2024 unserer Geschäftsprüfungskommission. Ich erteile das Wort für die Kommission GPK, Matteo Micieli.

Präsidentin: Wir sind bei den Fraktionserklärungen. – Gibt es Einzelvoten? Dann nehmen wir den Bericht ohne Abstimmung zur Kenntnis.

Matteo Micieli (PdA) für die GPK: Ich stelle euch jetzt den Bericht der GPK über die Verwaltungskontrollarbeit im Jahr 2023 vor. Die GPK hat nach Artikel 20 des Geschäftsreglements die Aufgabe die Zweckmässigkeit, die Rechtmässigkeit und Gesetzmässigkeit, was vielleicht eher selten ein Thema ist, und die Wirksamkeit des Verwaltungshandelns zu kontrollieren. Als parlamentarische Oberaufsicht über die Geschäftsführung des Gemeinderats und der Verwaltung sind wir auch für die ausgelagerten Betriebe, also EWB, Bernmobil und die PVK, zuständig, und, in Vertretung des Stadtrats, sind wir auch die direkten Vorgesetzten der Ombudsperson und der mit dem Datenschutz beauftragten Person, mit denen wir jeweils im engen Austausch stehen. Ich möchte euch an dieser Stelle nur ein paar Schwerpunkte ein bisschen ausführlicher vorstellen, der Rest ist Alltagsarbeit. Er steht im Bericht und man kann ihn nachlesen, wenn man das will. Der Schwerpunkt lag letztes Jahr ganz klar bei der Neuausrichtung unserer Arbeit als GPK. Unzufrieden mit unserem eigenen Schaffen, das oft sehr stark durch irgendwelche GRSR-Änderungen geprägt war und die uns in unserem eigentlichen Kerngeschäft gemäss Artikel 20 immer wieder komplett blockiert haben, stand das letzte Jahr im Zeichen einer Reflexion über die eigene Aufsichtstätigkeit. So haben wir ein Referent*innensystem eingeführt mit der Idee, dass einzelne Mitglieder der GPK im besonderen Mass für eine bestimmte Direktion zuständig sind, die Augen und Ohren offenhalten und der GPK, wenn denn etwas wäre, im eigens dafür eingeführten stehenden Traktandum "Direktionsmonitoring" Ungereimtheiten oder ähnliches einbringen. Weiter arbeiten wir auch seit letztem Jahr neu mit Fragebögen und allenfalls Einladungen in eine GPK-Sitzung. Ein paar Beispiele: Wir haben mittels eines Fragenkatalogs die Situation des SZMD (Schulzahnmedizinischer Dienst) evaluiert und den Stand der Umsetzungen der vorgeschlagenen Massnahmen wissen wollen, die Mitarbeitendenzufriedenheit, Changemanagement und so weiter. Nach einer Antwort des BSS beziehungsweise des Gemeinderats ist uns dann an einer GPK-Sitzung Ende 2023 noch ausführlicher über die Massnahmen berichtet und erklärt worden, wie die Wirtschaftlichkeit des SZMD verbessert werden soll. Wir sind gespannt, wie sich das entwickelt. Auch zur ICT-Sicherheit haben wir mit so einem Fragebogen gearbeitet. Den Informatikdiensten fehlt es an Personal. Es kommt zur Mehrbelastung von Mitarbeitenden, die wiederum bei der Planung und Umsetzung von IT-Projekten nicht die notwendige Unterstützung durch die ICT-Sicherheit erhalten. Es kam zu Verzögerungen und einem nachgelagertem Kontrollverfahren bei der FADS (Fach- und Aufsichtsstelle Datenschutz). Alles in allem mussten wir hier erfragen und herausfinden, welche Lösungsansätze für die unbefriedigende Personalsituation angedacht sind. Wir haben uns über die Abläufe und die Schulung von Unterstützung der Mitarbeitenden in Sachen ICT-Sicherheit und die Zusammenarbeit mit der FADS informieren lassen. Auch zu den Demoregeln des Gemeinderates im November und Dezember haben wir einen solchen Fragenkatalog versandt. Die für unsere Aufsicht zentrale Frage war weniger, ob die Regelungen des vieldiskutierten in Anführungszeichen zu setzenden Demoverbots rechtlich zulässig waren oder nicht. Vielmehr stand für unsere Aufsichtstätigkeit die Frage im Vordergrund, ob Entscheide des Gemeinderates generell und auch im vorliegenden Fall vorgängig auf Rechts- und Verfassungsmässigkeit überprüft werden, und wenn ja, von wem, wann und wie. Hier ist wie auch bei der ICT-Sicherheit die Antwort erst im neuen Jahr gekommen und darum können wir an dieser Stelle noch nicht mehr dazusagen. Ihr seht also, diese Neuausrichtung hat uns viel beschäftigt und zu neuen Arbeitsformen geführt, die wir jetzt auch ausprobieren oder ausprobiert haben. Zum Abschluss des Berichtsjahrs haben wir noch die beiden Politologen Vatter und Rüefli eingeladen und uns Inputs geben lassen über die verschiedenen Möglichkeiten für eine zielgerichtetere und effizientere Oberaufsicht. Dabei stand insbesondere die Wirksamkeitsprüfung im Fokus. Wir haben von ihnen einige interessante Anstösse mitbekommen, die wir im laufenden Jahr auch weiterverfolgen.

Per 1. Januar 2023 hat die neue, von der Ombudsstelle unabhängige Dienststelle "Fach- und Aufsichtsstelle Datenschutz" ihre Arbeit aufgenommen. Um eine gute Zusammenarbeit mit diesen jetzt 2 neuen Stellen zu gewährleisten, haben wir in der Zusammenarbeit mit Frau Haag und Frau Graf einen Ablauf definiert, der auf einer Art Eskalationsmodell basiert. So kann entweder nur der Ausschuss, der sich halbjährlich mit den beiden Stellen trifft, informiert werden oder auch die Gesamtkommission; auch das ein Versuch, die Neuausrichtung unserer Aufsichtstätigkeit in den Vordergrund zu stellen und zu einem effizienteren Arbeiten zu kommen. Wir erhoffen uns von diesem geregelten und regelmässigen Austausch, besser und schneller an Informationen zu kommen und über allfällige systematische Unstimmigkeiten oder Probleme in der Verwaltung informiert zu werden. Ein grosses Merci an dieser Stelle gerade an alle Mitarbeiter*innen der beiden Dienststellen.

Dann noch Citysoftnet: Das hat uns natürlich auch in der GPK beschäftigt. 2023 wurde uns gesagt, dass die Anfangsprobleme überwunden seien und die aufgestauten Pendenzen bald abgearbeitet werden könnten. Nachher wurde uns auch noch eine Untersuchung in Aussicht gestellt, die jetzt vorliegt. So viel dazu.

Weiter haben wir wie jedes Jahr den Dialog mit dem Gemeinderat, mit der Verwaltung, mit Direktions- zu Delegationsbesuchen geführt, was auch dieses Jahr, also 2023, relativ intensiv war. Und natürlich, wie sich das gehört, haben wir auch die obligatorischen GRSR-Änderungen, die immer wieder ein bisschen drankommen, bearbeitet. Und an dieser Stelle möchte ich oder wollen wir als GPK einmal erwähnen, wie viel Aufwand und Energie uns das auch in diesem letzten Berichtsjahr gekostet hat und wie viel Zeit mit solchen Revisionsvorhaben draufgegangen ist. Es ist viel und die GPK hofft deshalb, dass sich die Geschäftslast, die wir mit solchen Änderungen zu bewältigen haben, auf ein Mass eingependelt, das uns erlaubt unserer eigentlichen Arbeit nachgehen zu können, eben dem Artikel 20. In diesem Sinne ein grosses Danke an alle Mitglieder der Kommission für die Arbeit und danke auch meinem Vorgänger Michael für den wichtigen Anstoss, den wir mitnehmen und weiterverfolgen. Es sind fundamentale Sachen, von denen ich das Gefühl habe, dass sie jetzt neu gedacht werden können oder neu gedacht worden sind, die es unserer Arbeit hoffentlich erlauben, ein bisschen mehr an Tiefe zu gewinnen. Ein grosser Dank auch der Geschäftsleitung für die Unterstützung, das Wissen und die Betreuung. Wir bleiben dran. Merci.

Präsidentin: Dann sind wir bei Traktandum 7, Bericht über die Verwaltungskontrollarbeit im Jahr 2023. Ich erteile der Kommission das Wort, und zwar für die GPK, Matteo Micieli.