Informatik, Administrationssoftware/Ersatz

Mit der Zustimmung zur Kreditvorlage soll in erster Linie die bisherige Verwaltungssoftware abgelöst und die Kosten-/Leistungsrechnung eingeführt werden. Zudem soll mit einem gemeinsamen Rechenzentrumsbetrieb für angeschlossene Gemeinden eine günstige Betriebsvariante realisiert werden. Damit werden wirkungs- und zukunftsorientierte Ziele angestrebt und dem Art. 3 der Gemeindeordnung, wonach die Zusammenarbeit unter den Gemeinden zu fördern ist, nachgelebt.

Sehr geehrter Herr Präsident
Sehr geehrte Damen und Herren

Wie mit dem Investitions- und Finanzplan sowie dem Budget 2004 angemeldet, unterbreitet der Stadtrat einen Kreditantrag für den Ersatz und die Erweiterung der Informatikdienstleistungen für die Verwaltung.

1. Ausgangslage

1.1 Bisherige Situation
Die heute im Einsatz stehende Verwaltungssoftware für die Bereiche Einwohnerkontrolle, Steuer-, Finanz-, Besoldungswesen etc. steht seit Ende 1996 im Einsatz und ist eine Weiterentwicklung (Update) der im Jahre 1986 angeschafften Verwaltungs-Software. Mit der langjährigen Nutzungsdauer ist ein sehr günstiges Kosten-/Nutzenverhältnis erreicht worden.

1.2 Auslösendes Element
Da die bisherige Verwaltungssoftware von der neuen Besitzerin, der Firma Ruf Informatik AG nicht mehr weiterentwickelt wird, wurde vor einiger Zeit der Wartungsvertrag per Ende 2003 gekündigt. Sofern keine gesetzlichen oder andere Anpassungen notwendig werden, können diese Programme während einer bestimmten Übergangszeit noch eingesetzt werden.

1.3 Eingesetzte Arbeitsgruppe und Projektteam
Für die Evaluation einer zeitgemässen Verwaltungssoftware haben die Finanzverwalter der Gemeinden Egerkingen, Lostorf, Trimbach und Olten eine Arbeitsgruppe gebildet, welche die zwingenden und optionalen Softwaremodule bestimmt hat. Mit der Projektleitung wurde die BSG Unternehmensberatung, St. Gallen, beauftragt. Diese Beratungsfirma hat zuvor auch die letzten Informatikprojekte der Verwaltung und Schulen begleitet. Der Kredit hierfür ist im Rahmenkredit für die Neuausrichtung der Informatik enthalten (GP vom 25.1.2001).

1.4 Zielsetzung und strategische Ausrichtung
Nebst einer zeitgemässen und auf die Kundenbedürfnisse ausgerichteten Informatikdienstleistung hat die neue Verwaltungs-Software eine aussagekräftige Kosten-/Leistungsrechnung zu enthalten. Dies entspricht den neuen Ansprüchen an ein modernes Rechnungswesen für die Gemeinden und erfüllt den Auftrag gemäss der erheblich erklärten FdP-Motion zur Einführung einer aussagekräftigen Kosten-/Leistungsrechnung. Mit der vorliegenden Kreditvorlage sollen also primär nachstehende Ziele verfolgt werden:

o Erfüllung der aktuellen und zukünftigen Anforderungen an eine Gemeinde inkl. Kosten-/Leistungsrechnung. Die Ablösung der bestehenden Gemeindelösung ist bis spätestens 1.1.2005 vorzunehmen.
o Kostengünstiger Rechenzentrumsbetrieb für mehrere Gemeinden.
o Unterstützung einer effektiven und effizienten Arbeitsweise der Verwaltung, insbesondere auch was die Kommunikation mit anderen Stellen ausserhalb der Verwaltung sowie Kundinnen und Kunden anbelangt.
o Integrierung weiterer Softwaremodule in geeigneter und effizienter Weise unter Berücksichtigung einer einfachen Benutzerführung.
o Einhaltung der Sicherheitsvorkehrungen durch Schutz vor Datenmissbrauch (organisatorische und softwaremässige Massnahmen, welche die Daten und Programme gegen Verlust, Verfälschung und unberechtigte Eingriffe gewährleisten).
o Aufbau einer modernen Softwarearchitektur und Ausrichtung auf zukünftige Anforderungen in Richtung Dokumentenmanagement, Intranet, Workflow (Geschäftskontrolle) und E-Government.
o Absolute Revisionstauglichkeit der Software (mindestens für die Finanzapplikationen wird ein Zertifikat nach den Regeln der schweizerischen Treuhand- und Revisionskammer erwartet).
o Sicherung eines langjährigen Produkteinsatzes.
o Hohe Systemverfügbarkeit rund um die Uhr. Der Ersatz der Hardware muss den neuen Anforderungen voll gerecht werden.
o Gesamtpreis als Kostendach.

Da die vermehrte Zusammenarbeit mit anderen Gemeinden ein erklärtes Ziel des Stadtrates ist und den Vorgaben von Art. 3 bzw. 40 der Gemeindeordnung entspricht, ist ein gemeinsamer Informatikbetrieb mit anderen interessierten Gemeinden zu prüfen. Mit günstigeren Lizenzkosten, gemeinsamer Schulung und einem gemeinsamen Einkauf sind sicher finanzielle Vorteile für alle Gemeinden möglich. Zudem können mit einem besseren Erfahrungsaustausch noch mehr Synergien genutzt werden. Mit einem zentralen Server- und Applikationsbetrieb im Rechenzentrumsbetrieb Olten wird also eine Win-Win Situation für alle Gemeinden bei vollem Datenschutz gewährleistet. Es darf schon jetzt festgestellt werden, dass sich die vermehrte Zusammenarbeit im Informatikbetrieb mit der Gemeinde Trimbach seit einem Jahr bestens bewährt hat. Ebenso lobend zu erwähnen ist die kompetente und konstruktive Zusammenarbeit mit den im Evaluationsverfahren beteiligten Gemeindevertretern. Die Arbeitsgruppe hat in erster Linie eine zeitgemässe, auf die Benutzerfreundlichkeit ausgerichtete und im Einsatz - auch mit einer komplexen Steuerlösung - stehende Standard-Lösung favorisiert.

1.5 Rechtliche Grundlage
Nach der Rechtssprechung des Bundesgerichtes gelten Ausgaben dann als gebunden und damit nicht als referendumspflichtig, wenn sie „prinzipiell und dem Umfang nach vorgeschrieben oder zur Erfüllung der gesetzlich geordneten Verwaltungsaufgaben unbedingt erforderlich sind“. Ohne dringende Ersatz- und Neuanschaffungen für die Informatik würde die sachgerechte, wirtschaftliche Aufgabenerfüllung verunmöglicht oder mindestens über Gebühr erschwert. Auch Art. 3 des Mustergesetzes für den öffentlichen Finanzhaushalt besagt, dass eine gesetzliche Grundlage insbesondere vorliegt, wenn eine Ausgabe die unmittelbare oder voraussehbare Anwendung von Gesetzen und Kreditbeschlüssen ist. Darunter fallen namentlich die Beschaffung der für die Verwaltungstätigkeit erforderlichen personellen und sachlichen Mittel und deren Erneuerung.

Nach dieser Rechtsprechung sind die Kosten für Ersatzanschaffungen oder Auftragserfüllungen, wie z.B. die Einführung einer aussagekräftigen Kosten-/Leistungsrechnung als gebundene Ausgabe zu betrachten. Bei den optionalen Beträgen handelt es sich dagegen um einen Weiterausbau der Informatikdienstleistungen.

Die Ausschreibung erfolgte offen im Sinne des Reglementes für die Vergabe öffentlicher Aufträge und berücksichtigte das WTO-Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen.

Die grundsätzliche Zustimmung für die Zusammenarbeit mit anderen Gemeinden liegt in der Kompetenz des Stadtrates (Art. 3 und 40 GO).


2. Erwägungen

2.1 Vorgehen im Submissionsverfahren
Aufgrund der sehr komplexen Vorgaben wurde ein Submissionsverfahren in zwei Phasen mit einer Präqualifikation durchgeführt.

Für die erste Phase, die Präqualifikation wurden folgende Kriterien festgelegt:

· Anbieterbezogene Kriterien - Gewichtung mit 30 %
· Produkt und Leistungsumfang - Gewichtung mit 40 %
· Projektbezogene Leistungsfähigkeit - Gewichtung mit 30 %

Auf die offene Ausschreibung haben sich 29 Anbieterfirmen für die Ausschreibungsunterlagen interessiert. 11 Bewerbungen, davon zwei unvollständig, wurden danach fristgerecht eingereicht.
Nach dem Ergebnis der Nutzwertanalyse wurden dann noch folgende fünf Firmen zur zweiten Phase, der Offertphase eingeladen:

§ Dialog Verwaltungs-Data AG, 6023 Rothenburg
§ Heimer Computer AG, 9000 St. Gallen
§ OBT AG, 8005 Zürich
§ RUF Informatik AG, 6020 Emmenbrücke
§ Talus Informatik AG, 3266 Wiler bei Seedorf

Bereits im Rahmen der Präqualifikation haben sie sich bereit erklärt, die für eine Ausführung notwendigen Verträge auf der Basis der „Allgemeinen Geschäftsbedingungen für die Beschaffung von Informatik-Gesamtsystem sowie die Herstellung von Individual-Software“ (Ausgabe Januar 1999) der schweizerischen Informatikkonferenz (SIK) abzuschliessen. Im Weiteren waren ein verbindlicher Terminplan und Garantieleistungen gemäss der Allgemeinen Geschäftsbedingungen der SIK gefordert. Die Anbieterfirmen mussten sich zudem verpflichten, die Software ab produktiver Inbetriebnahme während mindestens 7 Jahren zu warten und mit mindestens 30 % an eventuell notwendigen Ausbaukosten der Hardware zu beteiligen, falls im produktiven Betrieb bis zwei Jahre nach der Abnahme Leistungsprobleme auftreten sollten.

2.2 Geprüfte Varianten und Empfehlungen
In den Offerten mussten die Vor- und Nachteile folgender Betriebsvarianten aufgezeigt werden:

§ Einzelbetrieb für jede Gemeinde
§ Rechenzentrumsbetrieb Olten mit Trimbach (Hauptvariante für Auswertung)
§ Rechenzentrumsbetrieb in Olten für alle oder einzelne Gemeinden
§ Mietlösung (sog. ASP-Betrieb oder Applications Service Provider)

Für den Entscheid zählte nebst der Vollständigkeit des Angebotes, den Referenz- und Wirtschaftsauskünften die nachfolgenden gewichteten Kriterien:

Gewichtung Kriterien
15 % Qualität System- und Lösungskonzept (Vollständigkeit, Einführungskonzept, Systemarchitektur, Benutzeroberfläche und Bedienung, technische Eigenschaften, Auswertungen).
30 % Erfüllung der funktionalen Anforderungen (gemäss Anforderungskatalog). Schwergewichtig werden die „zwingenden“ Softwaremodule bewertet.
20 % Fachliche und organisatorische Eignung des Anbieters (Vollständigkeit Angebot, Referenzen vergleichbarer Projekte, Verfügbarkeit und Erfahrungen der/des Projektleiter/s, Zukunftssicherheit Firma).
20 % Wirtschaftlichkeit (einmalige und wiederkehrende Kosten über 5 Jahre). Für den Kostenvergleich werden die „zwingenden“ Softwaremodule, die Server- und Netzhardware und die dafür erforderlichen Einführungsdienstleistungen berücksichtigt.
15 % Umweltverträglichkeit (Ausmass der internen Ressourcenbeanspruchung, erforderliches Know-how).



Die einzelnen Angebote wurden dem Evaluationsteam in einer halbtägigen Sitzung vorgestellt.

Bei allen Offerten war die gemeinsame Rechenzentrumslösung Olten für angeschlossene Gemeinden die günstigste Betriebsvariante. Begründet wurde dieser Entscheid mit der heute gut organisierten und kostengünstigen Informatikabteilung in Olten. Damit sind die Voraussetzungen für eine reibungslose Betriebsführung gegeben.

2.3 Empfehlungen der Betriebsvariante
Deshalb bevorzugt die Projektgruppe die gemeinsame Rechenzentrumslösung Olten für alle interessierten Gemeinden. Diese Variante weist betriebswirtschaftliche Vorteile auf und entspricht klar der strategischen Ausrichtung zur vermehrten Zusammenarbeit unter den Gemeinden. Die Vorteile einer gemeinsamen Lösung sind genügend bekannt und nur damit können steigende Informatik-Kosten unter Kontrolle gehalten werden. Die fixen Kostenanteile können so auf mehr Leistungseinheiten verteilt werden. Der Auftritt gegenüber den Anbietenden und die gegenseitigen Informationen sowie der Erfahrungsaustausch sind nicht quantifizierbare Vorteile. Mit dem gemeinsamen Rechenzentrumsangebot übernimmt die Einwohnergemeinde Olten zwar die Verantwortung für den technischen Betrieb, nicht aber für die einzelnen softwaremässigen Anwendungsgebiete. Die Verträge dafür werden direkt zwischen der Anbieterfirma und den Gemeinden unterzeichnet. Mit der Zusammenarbeit der Gemeinden im Informatikbereich werden in erster Linie finanzielle Vorteile erwartet. Diese Art ist die unverbindlichste, aber nicht weniger nachhaltige Form der Gemeindezusammenarbeit.

Damit die an der Zusammenarbeit interessierten Gemeinden ihren Entscheid auch fällen können, muss die zuständige Behörde von Olten den Grundsatzentscheid zur Zusammenarbeit vorerst bestätigen.

2.4 Produktwahl für die zu ersetzende Verwaltungssoftware
Nach umfassenden Abklärungen und unter Vorbehalt der Kreditgenehmigung hat das Projektteam am 18. November 2003 den Entscheid zu Gunsten der Firma Dialog Verwaltungs-Data AG, Rothenburg gefällt. Die Nutzwertanalyse ergab für das Angebot der Firma Dialog eine Punktzahl von 452. Das zweitplatzierte Angebot wurde wegen der schlechteren Punktzahl im Kriterium „Wirtschaftlichkeit“ mit 426 Punkten tiefer bewertet. Die anderen 3 Angebote liegen unter 400 Punkten (max. Punktzahl = 500). Beim Kriterien „Wirtschaftlichkeit“ für eine voraussichtliche Betriebszeit von 5 Jahren erreichte das Angebot der Dialog Verwaltungs-Data AG sogar die Höchstzahl von 100 Punkten.

Das Produkt GemoWin New Generation ist eine Gesamtlösung mit einheitlicher Plattform für Gemeinden und ist auf die Benutzerfreundlichkeit ausgerichtet. Es wurde auch von den Kantonen Solothurn, Graubünden und Schaffhausen für die Gemeindeverwaltungen ausgewählt und garantiert somit auch die notwendigen Schnittstellen, insbesondere zum kantonalen und komplexen Steuerpaket „Ines“. Die Gewährleistung einer Kompatibilität der ausgewählten Marktangebote ist für funktionierende Schnittstellen unerlässlich. Das Vorgängermodell GemoWin wird zurzeit in vielen umliegenden solothurnischen Gemeindeverwaltungen zur vollen Zufriedenheit eingesetzt. Die Datenkonversion von der bisherigen Verwaltungs-Software dürfte damit sichergestellt sein.

Das ausgewählte Produkt steht auch in grösseren Rechenzentren, wie z.B. in Köniz/Muri (BE) mit rund 52'000 Einwohnern, Rechenzentrum des Gemeindeverbandes Region Sense FR mit rund 35'000 Einwohnern oder in Langenthal im Einsatz. Das Amt für Informatik SO (AIO) mit ISO-Zertifizierung verwendet das Produkt der Dialog Verwaltungs-Data AG für die mandantenübergreifende Verarbeitung von rund 40 Gemeinden. Das neue Produkt ist sehr prozessorientiert und gemäss Referenzabklärungen heute ausgereift. Damit wird bei einem guten Preis-/Leistungsverhältnis ein Mehr an Effizienz, Effektivität und Bürgernähe erwartet.

Mit der Produktwahl wurde bewusst eine kostengünstige Standard-Software ausgewählt, die sich am Markt etabliert hat und die Gewähr für eine langfristige Verfügbarkeit und Weiterentwicklung bietet. Es wurde so auch bewusst auf eine Neuentwicklung einer Software für die Gemeindeapplikationen verzichtet, da eine „Neuerfindung des Rades“ zu aufwändig und risikobehaftet wäre. Das hat der Kanton Solothurn mit dem Steuerpaket „Ines“ erfahren müssen. Nur mit einer standardisierten und in der Praxis bewährten Verwaltungssoftware sowie einem Kostendach können die Informatikkosten unter Kontrolle gehalten werden. Um die Einsatzdauer des Produktes abzusichern, wurde eine Wirtschaftsauskunft eingeholt. Die Auskunft der Dun & Bradstreet ergibt eine solide, gesunde Finanzlage der Gesellschaft. Die Dialog Verwaltungs-Data AG tritt gegenüber den einzelnen Gemeinden als Generalunternehmerin auf und übernimmt damit auch die Verantwortung für den Einsatz von Fremdprodukten, wie z.B. die KLR, das Lohnpaket und das Personalinformationssystem der Firma Simultan AG.

2.5 Einbezug der Fachabteilungen
Die Produktwahl erfolgte nach Einbezug eines erweiterten Benutzerkreises aller Fachabteilungen der Gemeinden. So konnten sich die Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter von den Vorteilen des neuen Produktes überzeugen lassen. Geprüft wurden die beiden gemäss Nutzwertanalyse erstplatzierten Produkte „GemoWin NG“ und „Nest/Abacus“. Von der Funktionalität her konnten beide Software-Pakete überzeugen.

3. Finanzielle Auswirkungen

3.1 Ersatzanschaffungen für die bisherige Verwaltungssoftware
Die zwingenden Kosten für die Ersatzanschaffungen setzten sich wie folgt zusammen:

in CHF inkl. Mehrwertsteuer einmalig wiederkehrend
Softwaremodule und Einführungsdienstleistungen 464'000.-- 34'000.--
Anpassungen Hardware inkl. Dienstleistungen 249'000.-- 31'000.--
Total (sog. gebundene Ausgabe) 713'000.-- 65'000.--
davon vom Stadtrat für die Pensionskassen-Software bereits bewilligt 88'000.-- 7'000.--
für Ersatzanschaffungen noch zu bewilligen 625'000.-- 58'000.--
Die Software für die Pensionskassenverwaltung musste per 1.1.2004 abgelöst werden, da diese Programme vom Experten für die berufliche Vorsorge nicht mehr gewartet werden.

3.2 Neuanschaffungen
Für den Ausbau der Informatikdienstleistungen sind nachstehende Kosten vorgesehen:

in CHF inkl. Mehrwertsteuer einmalig wiederkehrend
Kosten- und Leistungsrechnung 23'000.-- 4'800.--
Schulverwaltung 50'000.-- 9'000.--
Protokollierungssoftware inkl. Hardware (für Parlament) 16'000.-- 2'500.--
Protokollverwaltung 7'500.-- 2'000.--
Personalinformationssystem 3'500.-- 900.--
Stadttheaterverwaltung -.-- 18'000.--
Bauwesen (Gesuche, Bewilligungen) 13'000.-- 5'000.--
Software für städt. Ergänzungsleistungen 10'000.-- 1'800.--
Weitere Anschlüsse von Aussenstellen 110'000.-- 10'000.--
Total 233'000.-- 54'000.--

Die Einführung der Kosten- und Leistungsrechnung ist auf das neue harmonisierte Kosten- und Leistungsrechnungsmodell für die Kantone und Gemeinden auszurichten. Dazu hat die Konferenz der kantonalen Finanzdirektoren soeben ein entsprechendes Handbuch veröffentlicht. Das Projekt „KOLIBRI“ ist mit Unterstützung der Hochschule für Wirtschaft, Luzern und die NOVO Business Consultants AG entstanden. Im Zentrum des Modells steht die Kosten- und Leistungsrechnung einer Organisationseinheit (Dienststelle, Amt, usw.). Die Struktur der Kostenarten orientiert sich am bisherigen und weitverbreiteten Kontenrahmen HRM (Harmonisiertes Rechnungswesen). Das im Handbuch beschriebene KLR-Modell Ist als Zielmodell gedacht. Es wird dafür mit einer Einführungszeit von etwa 4 bis 7 Jahren gerechnet. Es wird deshalb die Einführung einer KLR mit einem einfacheren Modell empfohlen. Die angebotene Software der Firma Simultan AG, Altishofen ist sehr weit entwickelt und jetzt verfügbar. Sie kann nach Auskunft der Fachleute schrittweise auf das KOLIBRI-Modell angepasst werden.

Die neue Protokollsoftware erleichtert die Arbeit der Protokollführenden, da Ton und Textmaske auf dem gleichen Gerät sind. Die Tonspur kann mit der Maus bedient werden und die erfassten Daten können ins Internet gestellt oder auf CD gebrannt werden.

Die wiederkehrenden Softwarekosten für die Stadttheaterverwaltung hängen von der Zahl der Veranstaltungen und der verkauften Tickets ab. Die wiederkehrenden Kosten können dank Mehrleistung via Internetticketverkauf grösstenteils auf Abonnemente abgewälzt werden und entfallen bei geplanter Ausgliederung des Stadttheaters gänzlich.

Nach dem Anschluss der Stadtbibliothek, des Feuerwehr-Magazins und des Werkhofes an das städtische Netzwerk, sind gemäss Informatikkonzept weitere Anschlüsse von städtischen Aussenstellen vorgesehen.

3.3 Zusammenfassung / Kreditantrag

In CHF inkl. Mehrwertsteuer Einmalig wiederkehrend
3.1 Ersatzanschaffungen 625'000.-- 58'000.--
3.2 Neuanschaffungen 233'000.-- 54'000.--
Dienstleistungen (Beraterhonorare) 60'000.-- -.--
Unvorhergesehenes und Diverses 52'000.-- -.--
Total zu bewilligen 970'000.-- 112'000.--
Die Gesamtausgaben von CHF 1'058'000.-- (CHF 970'000.-- und CH 88'000.-- für die PK-Software) liegen im Rahmen der geschätzten Investitionsausgaben gemäss Investitions- und Finanzplan, wofür Ausgaben von CHF 700'000.-- für das Jahr 2004 und CHF 400'000.-- für das Jahr 2005 vorgesehen sind.

Die jährlich wiederkehrenden Kosten für die reinen Ersatzanschaffungen liegen um rund CHF 11'000.-- unter den bisherigen Wartungskosten für die Verwaltungslösung. In den ersten beiden Jahren wird zusätzlich ein besonderer Rabatt gewährt.

Die jährliche Gesamtbelastung beträgt nach Annuitätenmethode (5 Jahre / 4 %) CHF 340'515.-- (Annuität für 1'058'000 = 228'515 zuzüglich wiederkehrende Kosten 112'000).

3.4 Ermittlung der Kosten für weitere optionale Verwaltungssoftware
Der Vollständigkeit halber wurden auch Kosten für folgende optionale Verwaltungs-Software ermittelt:

In CHF inkl. Mehrwertsteuer einmalig wiederkehrend
Liquiditätsplanung 6'500.-- 1'300.--
Projekte- und Auftragsrechnung 7’700.-- 1'000.--
Anlagebuchhaltung 7'500.-- 1'000.--
Kataster, Liegenschaftsbewertung 43'500.-- 5'400.--
Online-Funktionen 18'600.-- 3'100.--
Dokumentenverwaltung 112'200.-- 11'100.--
Workflow / Geschäftskontrolle 109'400.-- 7'000.--
Archivierung 33'200.-- 2'600.--
Total 338'600.-- 32'500.--

Aus finanziellen Gründen und aus Gründen der personellen Ressourcen müssen diese Anschaffungen vorderhand zurückgestellt werden. Zudem ist das Kosten-/Nutzenverhältnis für diese Anschaffungen noch zu rechtfertigen.


4. Aussagen zum Kosten/Nutzen-Verhältnis

4.1 Allgemeines
Eine Alternative zu den heute im Einsatz stehenden sogenannten Muss-Applikationen ist ohne Informatik gar nicht denkbar. So gesehen handelt es sich bei der Kreditvorlage im wesentlichen um von der Verwaltung nicht steuerbare Sachzwänge. Deshalb erübrigen sich in diesem Falle die Kosten-/Nutzen-Rechnungen. Die Nutzungsdauer von komplexen Anwender-Software beträgt gemäss heutigen Erfahrungswerten rund 7 Jahre. In dieser Zeitspanne ist die Anschaffung vollständig abzuschreiben. Für die Kostenberechnungen wurde nach dem Prinzip der Vorsicht lediglich eine Nutzungsdauer von nur 5 Jahren berücksichtigt.

Informatik ist in erster Linie ein Werkzeug zur effizienten und effektiven Prozessabwicklung und Aufgabenerfüllung einer Organisation oder eines Unternehmens. Aufgrund der immer stärkeren Integration und Verknüpfung von Informationssystemen zur Geschäftsabwicklung, wird es immer schwieriger, die Kosten der Informatik bzw. deren Nutzen isoliert zu betrachten. Noch schwieriger ist es, die Investitionen in Informatikinfrastruktur (Serversysteme, Netzwerke, Sicherheitseinrichtungen, Bürokommunikationseinrichtungen) nach deren Nutzen zu beurteilen. Nebst den rasanten technischen Entwicklungen und dem Zwang zur Ablösung einer sehr komplexen Verwaltungs-Software sind es auch die funktionalen Gründe, die für eine Ersatzlösung sprechen. Mit einer neuen und benutzerfreundlichen Umgebung wird die Verwaltungssoftware punkto Aktualität und Arbeitskomfort auf dem neuesten Stand gebracht. Mit einer rascheren Bedienung mit aktuellen Informationen dürften auch die Konsumentinnen und Konsumenten einen Nutzen der Neuanschaffung haben. Insbesondere mit einer aussagekräftigen Kosten- und Leistungsrechnung ist eine Wertsteigerung zu erwarten.

4.2. Nutzenvorteil bei einem gemeinsamen Rechenzentrum
Die gemeinsame Hardware-Nutzung bringt für alle Gemeinden finanzielle Vorteile. An den Hardware-Support für die Verwaltungslösung leisten die angeschlossenen Gemeinden einen von der BSG Unternehmensberatung ermittelten jährlichen Betriebsbeitrag von CHF 633.50 pro PC-Arbeitsplatz. Für alle drei Gemeinden würde dies einem Betrag von rund CHF 30'000.-- entsprechen. Die Softwarewartung und Anwenderunterstützung wird direkt zwischen den einzelnen Gemeinden und den Softwarelieferanten geregelt.


5. Stellungnahme des Controllers

Für den Ersatz der Verwaltungssoftware inkl. Kosten- und Leistungsrechnung wurde der Controller im Rahmen des Evaluationsverfahrens punktuell, insbesondere im Zusammenhang mit der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung beigezogen. Er nimmt zum Bericht und Antrag wie folgt Stellung:
„Die für die zwingende Ablösung evaluierte Software zeigt sich als zweckmässig und weist aus Sicht der zu bezahlenden Investitionen und wiederkehrenden Beträge in Bezug auf die Minimalkriterien ein interessantes Kosten-/Nutzenverhältnis auf. Das geplante gemeinsame Rechenzentrum hat nicht nur positive Signalwirkung für die Förderung der Zusammenarbeit unter den Gemeinden, sondern ist wirtschaftlich betrachtet letztlich die preisgünstigste Lösung für alle beteiligten Gemeinden.
In der Vorlage sind zudem neue Softwarebedürfnisse verschiedener Direktionen sowie weitere Anschlüsse von Aussenstellen enthalten.“


6. Zusammenfassung

Aufgrund der Sachzwänge drängt sich die Ablösung der lange im Einsatz stehenden Verwaltungssoftware auf. Zudem ist der Aufbau einer wirkungsorientierten Verwaltungsführung nur mit einer aussagekräftigen Kosten-/Leistungsrechnung (KLR) möglich.

Mit der Realisierung eines gemeinsamen Rechenzentrums für die Verwaltungsdienstleistungen soll ein wesentlicher Schritt zur vermehrten Zusammenarbeit unter den Gemeinden verwirklicht werden. Schon die Bereitschaft für eine gemeinsame Evaluation einer neuen Software zeigt den guten Willen für eine konstruktive Zusammenarbeit. Das fachliche Know-how wird damit ausgebaut. Nun ist der Grundsatzentscheid für die regionale Zusammenarbeit zu bestätigen und es sind die finanziellen Mittel für eine zukunftsgerichtete Verwaltungslösung bereitzustellen.



7. Antrag des Stadtrates

Der Stadtrat unterstützt die Empfehlungen des Projektteams, hat der vorgeschlagenen Zusammenarbeit im Informatikbereich unter dem Vorbehalt der Zustimmung des Parlaments zur Kreditvorlage zugestimmt und beantragt den Ersatz und den Weiterausbau der Informatikdienstleistungen für die Verwaltung. Da CHF 625'000.- der einmaligen Kosten und CHF 58'000.- der wiederkehrenden Kosten als sog. gebundene Ausgaben gelten und die Restbeträge von CHF 345'000.- resp. CHF 54'000.- unter den jeweiligen finanziellen Grenzen von CHF 600'000.- bzw. CHF 60'000.- liegen, entfällt die Möglichkeit des fakultativen Referendums.


Beschlussesantrag:

1. Für die Ersatzanschaffung und Erweiterung der Informatikdienstleistungen für die Verwaltung wird ein Kredit von CHF 970'000.- inkl. Mehrwertsteuer zu Gunsten von Konto 025.506.06 bewilligt. Davon gelten CHF 625'000.- als sog. gebundene Ausgaben. Die jährlich wiederkehrenden Kosten von CHF 112'000.-, davon CHF 58'000.- als sog. gebundene Ausgaben, werden mitbewilligt.

2. Der Stadtrat wird mit dem Vollzug beauftragt.

Mit 44:0 Stimmen wurde Eintreten beschlossen.

Mit 34:5 Stimmen wurde ein Antrag der Grünen Fraktion abgelehnt, dass vor der Bewilligung für die Neuanschaffung unter Ziff. 3.2. jeweils eine Projektorganisation und eine Kosten-/Nutzenanalyse vorzulegen seien.

Mit 44:0 Stimmen wurde dem Antrag des Stadtrates zugestimmt.